Privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor het gebruik van Fenlio, de website www.fenlio.nl, de webapplicatie, supportcommunicatie en andere diensten van Fenlio.

Fenlio is een zakelijke SaaS-dienst en practice management-platform voor accountants- en administratiekantoren. Via Fenlio kunnen kantoren onder meer relaties, offertes, administraties, workflows, vraagposten, documenten, communicatie, Wwft-processen, controle en rapportages beheren.

Fenlio verkoopt haar dienst uitsluitend aan zakelijke klanten en niet rechtstreeks aan consumenten.

Voor persoonsgegevens die Fenlio verwerkt voor eigen bedrijfsdoeleinden, zoals accountbeheer, facturatie, betaling, support, beveiliging en communicatie, is Fenlio verwerkingsverantwoordelijke.

Voor persoonsgegevens die een accountants- of administratiekantoren via Fenlio verwerkt van eigen klanten en andere betrokkenen, zoals relatiegegevens, workflows, vraagposten, documenten, chat, financiële gegevens, rapportagecontext en Wwft-dossiers, treedt Fenlio in beginsel op als verwerker. Het kantoor is dan de verwerkingsverantwoordelijke.

De afspraken tussen Fenlio en het boekhoudkantoor over verwerking namens de klant worden vastgelegd in een aparte verwerkersovereenkomst.

Fenlio verwerkt persoonsgegevens om de dienst te kunnen leveren, accounts en toegangsrechten te beheren, relaties en administraties te organiseren, workflows en klantacties uit te voeren, documenten en communicatie te verwerken, koppelingen mogelijk te maken, Wwft-functionaliteit te leveren, AI-functies uit te voeren, financiële controle en rapportage te ondersteunen, betalingen te verwerken, support te leveren en de dienst veilig en betrouwbaar te houden.

Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verwerkt om misbruik te voorkomen, fouten te onderzoeken, wettelijke verplichtingen na te komen, administratie te voeren en de dienst te verbeteren.

Na toestemming kan Fenlio Google Analytics gebruiken om geaggregeerd inzicht te krijgen in het gebruik van de website en webapplicatie en Google Ads-conversiemeting gebruiken om de werking van campagnes te beoordelen.

Fenlio verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer wettelijke grondslagen. Dit kan nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, het nakomen van wettelijke verplichtingen, het gerechtvaardigd belang van Fenlio of de klant, of toestemming wanneer dat vereist is.

Voor Google Analytics en Google Ads-conversiemeting vraagt Fenlio vooraf en afzonderlijk toestemming. Zonder toestemming voor beide doelen wordt de Google-tag niet geladen.

Voor verwerkingen die Fenlio namens een boekhoudkantoor uitvoert, bepaalt het boekhoudkantoor in beginsel de doelen en grondslagen. Fenlio verwerkt die gegevens dan volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

Wanneer een boekhoud- of accountantskantoor de Wwft-functionaliteit van Fenlio gebruikt, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor bedrijfsverificatie, UBO-onderzoek, identiteitsverificatie, PEP- en sanctiescreening, adverse-media-controles en doorlopende AML-monitoring.

Voor deze gespecialiseerde verificaties maakt Fenlio gebruik van Didit Identity Spain, S.L. (Didit) als verwerker/subverwerker. Didit kan daarbij onder meer gegevens uit identiteitsdocumenten, een selfie of liveness-opname en biometrische verificatiesignalen verwerken om de identiteit en echtheid van de verificatie te controleren.

Fenlio is zo ingericht dat in beginsel alleen de noodzakelijke verificatieresultaten en identificatiegegevens in het Wwft-dossier worden terugontvangen. Ruwe documentafbeeldingen, selfies, video- en audiobestanden worden niet standaard in Fenlio opgeslagen.

Het boekhoud- of accountantskantoor bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke waarom het cliëntenonderzoek nodig is en blijft verantwoordelijk voor de toepasselijke grondslag, informatieplicht, inhoudelijke Wwft-beoordeling en cliëntacceptatie. Fenlio en Didit voeren de technische verwerking uit binnen de overeengekomen rollen.

Volgens de huidige standaardinrichting van Didit wordt verificatiedata binnen de Europese Unie verwerkt en opgeslagen. De tussen partijen geldende contractuele afspraken en verwerkersvoorwaarden zijn leidend.

Wanneer een kantooraccount of gebruikersaccount wordt aangemaakt, verwerken wij gegevens zoals naam, e-mailadres, kantoor- of bedrijfsnaam, gebruikersrol en technische accountgegevens.

Deze gegevens zijn nodig om toegang te geven tot Fenlio, rollen en rechten te beheren, gebruikers te herkennen en de veiligheid van het account te waarborgen.

Binnen Fenlio kunnen relatie- en contactgegevens, leads, offertes, klant- en administratiedossiers, taken, workflows, vraagposten, klantreacties, chatberichten, notities, documenten en bijlagen worden verwerkt. Deze gegevens worden door of namens het kantoor ingevoerd, geïmporteerd, geüpload, gegenereerd of gesynchroniseerd.

De inhoud kan persoonsgegevens, financiële gegevens en vertrouwelijke bedrijfsinformatie bevatten. Het kantoor blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens die het in Fenlio verwerkt en voor het informeren van betrokkenen waar dat nodig is.

Fenlio verwerkt deze gegevens om de gekozen functionaliteiten te leveren, waaronder CRM, offerte- en onboardingprocessen, workflowuitvoering, klantcommunicatie, documentbeheer, meldingen, statusbeheer en samenwerking.

Wanneer een gebruiker een AI-functie activeert, kunnen relevante documenten, tekst, workflowinformatie, financiële gegevens of andere context aan een externe AI-dienst worden aangeboden voor de gevraagde verwerking.

Fenlio gebruikt AI onder meer voor documentcontrole, workflowondersteuning en rapportagereview. Welke gegevens worden verwerkt hangt af van de gebruikte functie en de door de gebruiker geselecteerde of beschikbare context.

AI-resultaten kunnen in Fenlio worden opgeslagen zodat gebruikers deze kunnen bekijken en beoordelen. AI-resultaten zijn ondersteunend en kunnen onjuist of onvolledig zijn; menselijke controle blijft noodzakelijk.

De Klant is verantwoordelijk voor het bepalen of persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie geschikt zijn om met een AI-functie te verwerken en voor het professioneel beoordelen van de uitkomst.

Fenlio kan via koppelingen gegevens ophalen uit externe boekhoudsoftware, waaronder e-Boekhouden, Moneybird, Exact Online en BUNNI, voor zover de Klant daarvoor toegang heeft verleend en de betreffende koppeling dit ondersteunt.

Afhankelijk van de koppeling kunnen onder meer grootboekinformatie, transacties, openstaande posten, contact- of administratieve gegevens en andere financiële brondata worden verwerkt voor vraagposten, controle, signaleringen, rapportages en cashflow- of liquiditeitsinzichten.

Fenlio verwerkt alleen gegevens die nodig zijn voor de gebruikte functionaliteit en beschikbare integratie. De Klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de koppeling en de juistheid van de brondata.

Voor betalingen en abonnementsbeheer gebruikt Fenlio externe betaaldiensten, waaronder Stripe.

Daarbij kunnen gegevens worden verwerkt zoals betaalstatus, abonnementsvorm, factuurgegevens, betaalmethode en technische betalingsgegevens.

Fenlio bewaart zelf geen volledige betaalkaartgegevens. De verwerking daarvan vindt plaats via de betaalprovider.

Wanneer iemand contact opneemt met Fenlio via e-mail of een ander supportkanaal, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de vraag of melding te behandelen.

Dit kan onder meer naam, e-mailadres, kantoorinformatie, berichtinhoud, technische informatie en eventuele meegestuurde bestanden omvatten.

Supportcommunicatie kan worden bewaard zolang dat nodig is voor afhandeling, kwaliteitsverbetering, bewijsvoering of beveiliging.

Fenlio verwerkt technische gegevens en logging om de dienst veilig, betrouwbaar en controleerbaar te houden.

Logging kan worden gebruikt voor beveiliging, foutopsporing, misbruikdetectie, toegangscontrole, auditdoeleinden en het onderzoeken van incidenten.

Waar mogelijk beperkt Fenlio de toegang tot logging en technische gegevens tot personen en partijen die deze gegevens nodig hebben.

Fenlio bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

Account-, abonnements- en administratieve gegevens worden bewaard zolang de overeenkomst loopt en daarna zolang dat nodig is voor wettelijke administratie-, bewijs- en verjaringsdoeleinden.

Google Analytics wordt ingericht met een bewaartermijn van 14 maanden voor gebruikers- en gebeurtenisgegevens. De keuze voor niet-noodzakelijke cookies wordt maximaal 6 maanden in de browser bewaard, waarna opnieuw om een keuze kan worden gevraagd.

Gegevens die een boekhoudkantoor via Fenlio verwerkt, worden verwijderd of teruggegeven volgens de afspraken in de overeenkomst en verwerkersovereenkomst, rekening houdend met toepasselijke wettelijke bewaarplichten.

Fenlio deelt persoonsgegevens alleen met derden voor zover dat nodig is voor het leveren, beveiligen, betalen, ondersteunen of verbeteren van de dienst, of wanneer Fenlio daartoe wettelijk verplicht is.

Fenlio gebruikt onder meer Firebase en Google Cloud voor hosting, database, opslag en authenticatie, OpenAI voor beschikbare AI-functies, Stripe voor betalingen, AWS SES voor e-mailverzending, Expo voor mobiele pushnotificaties, Didit Identity Spain, S.L. voor Wwft-, bedrijfs- en identiteitsverificaties en, na toestemming van de bezoeker of gebruiker, Google Analytics en Google Ads voor gebruiksanalyse en conversiemeting.

Met partijen die persoonsgegevens namens Fenlio verwerken, worden waar nodig passende afspraken gemaakt.

Fenlio streeft ernaar gegevens zoveel mogelijk binnen europe-west1 te verwerken waar dit technisch en contractueel mogelijk is.

Voor sommige externe diensten kan verwerking buiten Nederland of buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, neemt Fenlio passende maatregelen waar dat wettelijk vereist is, zoals het gebruik van modelcontracten of andere passende waarborgen.

Fenlio gebruikt noodzakelijke browseropslag voor de werking, beveiliging en voorkeuren van de website en applicatie. Voor deze noodzakelijke opslag is geen toestemming vereist.

Fenlio vraagt afzonderlijke toestemming voor Google Analytics en Google Ads-conversiemeting. De Google-tag wordt alleen geladen als minimaal één van deze doelen is toegestaan. Fenlio gebruikt Basic Consent Mode: zonder toestemming voor beide doelen wordt de Google-tag niet geladen en stuurt deze implementatie geen meetgegevens naar Google.

De Fenlio-implementatie verstuurt paginaweergaven zonder queryparameters en vervangt dynamische administratie-, klant- en artikel-ID’s in gemeten routes door algemene routecategorieën. Fenlio verstuurt via deze paginameting geen namen, e-mailadressen, activatiecodes of documentinhoud naar Google Analytics.

Google Signals en advertentiepersonalisatie zijn in de Fenlio-tagconfiguratie uitgeschakeld. Fenlio gebruikt de huidige implementatie niet voor gepersonaliseerde advertenties of remarketing.

Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken via de knop “Cookie-instellingen”. Meer informatie staat in de cookieverklaring.

Fenlio neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Geen enkel digitaal systeem is volledig veilig. Fenlio kan daarom niet garanderen dat beveiligingsincidenten nooit zullen plaatsvinden.

Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van accounts, sterke wachtwoorden en het geheimhouden van inloggegevens.

Betrokkenen hebben onder de AVG verschillende privacyrechten, zoals het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van gegevens.

Verzoeken over gegevens waarvoor Fenlio zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen worden gestuurd naar info@fenlio.nl.

Gaat het om gegevens die door een boekhoudkantoor in Fenlio zijn verwerkt, dan kan Fenlio het verzoek doorverwijzen naar het betreffende boekhoudkantoor, omdat dat kantoor in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke is.

Fenlio kan vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren.

Als iemand vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Fenlio, kan contact worden opgenomen via info@fenlio.nl.

Fenlio probeert vragen en klachten binnen een redelijke termijn te behandelen.

Betrokkenen hebben ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Fenlio kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer de dienst, wetgeving, verwerkingen of gebruikte leveranciers veranderen.

De meest actuele versie van de privacyverklaring staat op www.fenlio.nl.

Bij belangrijke wijzigingen zal Fenlio dit waar mogelijk vooraf of op duidelijke wijze bekendmaken.

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met Fenlio via info@fenlio.nl.

Fenlio VOF is gevestigd aan Beatrixlaan 2, 1623 MJ Hoorn, Nederland.