Privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor het gebruik van Fenlio, de website www.fenlio.nl, de webapplicatie, supportcommunicatie en andere diensten van Fenlio.

Fenlio is een zakelijke SaaS-dienst voor boekhoudkantoren en accountants. Via Fenlio kunnen boekhoudkantoren vraagposten beheren, klantreacties verzamelen, bijlagen ontvangen, herinneringen sturen, AI-documentcontrole gebruiken en koppelingen met boekhoudsoftware gebruiken.

Fenlio verkoopt haar dienst uitsluitend aan zakelijke klanten en niet rechtstreeks aan consumenten.

Voor persoonsgegevens die Fenlio verwerkt voor eigen bedrijfsdoeleinden, zoals accountbeheer, facturatie, betaling, support, beveiliging en communicatie, is Fenlio verwerkingsverantwoordelijke.

Voor persoonsgegevens die een boekhoudkantoor via Fenlio verwerkt van eigen klanten, zoals vraagposten, documenten, bijlagen, financiële gegevens en notities, treedt Fenlio in beginsel op als verwerker. Het boekhoudkantoor is dan de verwerkingsverantwoordelijke.

De afspraken tussen Fenlio en het boekhoudkantoor over verwerking namens de klant worden vastgelegd in een aparte verwerkersovereenkomst.

Fenlio verwerkt persoonsgegevens om de dienst te kunnen leveren, accounts aan te maken en te beheren, gebruikers toegang te geven, vraagposten en bijlagen te verwerken, koppelingen met boekhoudsoftware mogelijk te maken, betalingen te verwerken, support te leveren en de dienst veilig en betrouwbaar te houden.

Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verwerkt om misbruik te voorkomen, fouten te onderzoeken, wettelijke verplichtingen na te komen, administratie te voeren en de dienst te verbeteren.

Na toestemming kan Fenlio Google Analytics gebruiken om geaggregeerd inzicht te krijgen in het gebruik van de website en webapplicatie en Google Ads-conversiemeting gebruiken om de werking van campagnes te beoordelen.

Fenlio verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer wettelijke grondslagen. Dit kan nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, het nakomen van wettelijke verplichtingen, het gerechtvaardigd belang van Fenlio of de klant, of toestemming wanneer dat vereist is.

Voor Google Analytics en Google Ads-conversiemeting vraagt Fenlio vooraf en afzonderlijk toestemming. Zonder toestemming voor beide doelen wordt de Google-tag niet geladen.

Voor verwerkingen die Fenlio namens een boekhoudkantoor uitvoert, bepaalt het boekhoudkantoor in beginsel de doelen en grondslagen. Fenlio verwerkt die gegevens dan volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

Wanneer een kantooraccount of gebruikersaccount wordt aangemaakt, verwerken wij gegevens zoals naam, e-mailadres, kantoor- of bedrijfsnaam, gebruikersrol en technische accountgegevens.

Deze gegevens zijn nodig om toegang te geven tot Fenlio, rollen en rechten te beheren, gebruikers te herkennen en de veiligheid van het account te waarborgen.

Binnen Fenlio kunnen vraagposten, klantreacties, notities, documenten en bijlagen worden verwerkt. Deze gegevens worden door of namens het boekhoudkantoor ingevoerd, geïmporteerd, geüpload of gesynchroniseerd.

De inhoud van deze gegevens kan persoonsgegevens en financiële gegevens bevatten. Het boekhoudkantoor blijft verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van deze gegevens.

Fenlio gebruikt deze gegevens om de functionaliteiten van de dienst te leveren, zoals overzicht, statusbeheer, klantcommunicatie, bijlagenbeheer en herinneringen.

Binnen bepaalde pakketten, zoals Professional en Scale, kan Fenlio AI-documentcontrole aanbieden.

Wanneer AI-documentcontrole wordt gebruikt, kunnen documenten, bijlagen en relevante context worden verwerkt door externe AI-diensten, waaronder OpenAI.

De resultaten van AI-documentcontrole worden weergegeven in de interface van Fenlio en kunnen worden opgeslagen in Firestore.

AI-resultaten zijn ondersteunend. Gebruikers moeten de resultaten altijd zelf controleren voordat zij daarop vertrouwen of daar conclusies aan verbinden.

Fenlio kan koppelingen aanbieden met externe boekhoudsoftware, waaronder Moneybird en e-Boekhouden. Koppelingen met onder meer SnelStart staan op de roadmap.

Bij het gebruik van koppelingen kunnen administratieve gegevens, klantgegevens, vraagposten, statussen, documenten en technische koppelingsgegevens worden verwerkt.

De klant is verantwoordelijk voor het juist instellen van koppelingen, autorisaties en toegangsrechten binnen externe systemen.

Voor betalingen en abonnementsbeheer gebruikt Fenlio externe betaaldiensten, waaronder Stripe.

Daarbij kunnen gegevens worden verwerkt zoals betaalstatus, abonnementsvorm, factuurgegevens, betaalmethode en technische betalingsgegevens.

Fenlio bewaart zelf geen volledige betaalkaartgegevens. De verwerking daarvan vindt plaats via de betaalprovider.

Wanneer iemand contact opneemt met Fenlio via e-mail of een ander supportkanaal, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de vraag of melding te behandelen.

Dit kan onder meer naam, e-mailadres, kantoorinformatie, berichtinhoud, technische informatie en eventuele meegestuurde bestanden omvatten.

Supportcommunicatie kan worden bewaard zolang dat nodig is voor afhandeling, kwaliteitsverbetering, bewijsvoering of beveiliging.

Fenlio verwerkt technische gegevens en logging om de dienst veilig, betrouwbaar en controleerbaar te houden.

Logging kan worden gebruikt voor beveiliging, foutopsporing, misbruikdetectie, toegangscontrole, auditdoeleinden en het onderzoeken van incidenten.

Waar mogelijk beperkt Fenlio de toegang tot logging en technische gegevens tot personen en partijen die deze gegevens nodig hebben.

Fenlio bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

Account-, abonnements- en administratieve gegevens worden bewaard zolang de overeenkomst loopt en daarna zolang dat nodig is voor wettelijke administratie-, bewijs- en verjaringsdoeleinden.

Google Analytics wordt ingericht met een bewaartermijn van 14 maanden voor gebruikers- en gebeurtenisgegevens. De keuze voor niet-noodzakelijke cookies wordt maximaal 6 maanden in de browser bewaard, waarna opnieuw om een keuze kan worden gevraagd.

Gegevens die een boekhoudkantoor via Fenlio verwerkt, worden verwijderd of teruggegeven volgens de afspraken in de overeenkomst en verwerkersovereenkomst, rekening houdend met toepasselijke wettelijke bewaarplichten.

Fenlio deelt persoonsgegevens alleen met derden voor zover dat nodig is voor het leveren, beveiligen, betalen, ondersteunen of verbeteren van de dienst, of wanneer Fenlio daartoe wettelijk verplicht is.

Fenlio gebruikt onder meer Firebase en Google Cloud voor hosting, database en opslag, OpenAI voor AI-documentcontrole, Stripe voor betalingen, AWS SES voor e-mailverzending en, na toestemming van de bezoeker of gebruiker, Google Analytics en Google Ads voor gebruiksanalyse en conversiemeting.

Met partijen die persoonsgegevens namens Fenlio verwerken, worden waar nodig passende afspraken gemaakt.

Fenlio streeft ernaar gegevens zoveel mogelijk binnen europe-west1 te verwerken waar dit technisch en contractueel mogelijk is.

Voor sommige externe diensten kan verwerking buiten Nederland of buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, neemt Fenlio passende maatregelen waar dat wettelijk vereist is, zoals het gebruik van modelcontracten of andere passende waarborgen.

Fenlio gebruikt noodzakelijke browseropslag voor de werking, beveiliging en voorkeuren van de website en applicatie. Voor deze noodzakelijke opslag is geen toestemming vereist.

Fenlio vraagt afzonderlijke toestemming voor Google Analytics en Google Ads-conversiemeting. De Google-tag wordt alleen geladen als minimaal één van deze doelen is toegestaan. Fenlio gebruikt Basic Consent Mode: zonder toestemming voor beide doelen wordt de Google-tag niet geladen en stuurt deze implementatie geen meetgegevens naar Google.

De Fenlio-implementatie verstuurt paginaweergaven zonder queryparameters en vervangt dynamische administratie-, klant- en artikel-ID’s in gemeten routes door algemene routecategorieën. Fenlio verstuurt via deze paginameting geen namen, e-mailadressen, activatiecodes of documentinhoud naar Google Analytics.

Google Signals en advertentiepersonalisatie zijn in de Fenlio-tagconfiguratie uitgeschakeld. Fenlio gebruikt de huidige implementatie niet voor gepersonaliseerde advertenties of remarketing.

Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken via de knop “Cookie-instellingen”. Meer informatie staat in de cookieverklaring.

Fenlio neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Geen enkel digitaal systeem is volledig veilig. Fenlio kan daarom niet garanderen dat beveiligingsincidenten nooit zullen plaatsvinden.

Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van accounts, sterke wachtwoorden en het geheimhouden van inloggegevens.

Betrokkenen hebben onder de AVG verschillende privacyrechten, zoals het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van gegevens.

Verzoeken over gegevens waarvoor Fenlio zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen worden gestuurd naar info@fenlio.nl.

Gaat het om gegevens die door een boekhoudkantoor in Fenlio zijn verwerkt, dan kan Fenlio het verzoek doorverwijzen naar het betreffende boekhoudkantoor, omdat dat kantoor in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke is.

Fenlio kan vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren.

Als iemand vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Fenlio, kan contact worden opgenomen via info@fenlio.nl.

Fenlio probeert vragen en klachten binnen een redelijke termijn te behandelen.

Betrokkenen hebben ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Fenlio kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer de dienst, wetgeving, verwerkingen of gebruikte leveranciers veranderen.

De meest actuele versie van de privacyverklaring staat op www.fenlio.nl.

Bij belangrijke wijzigingen zal Fenlio dit waar mogelijk vooraf of op duidelijke wijze bekendmaken.

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met Fenlio via info@fenlio.nl.

Fenlio VOF is gevestigd aan Beatrixlaan 2, 1623 MJ Hoorn, Nederland.