Algemene voorwaarden

In deze voorwaarden wordt verstaan onder Fenlio: Fenlio VOF, aanbieder van de webapplicatie Fenlio.

Onder Klant wordt verstaan: de zakelijke partij die een abonnement op Fenlio afsluit, zoals een boekhoudkantoor, accountantskantoor of andere zakelijke dienstverlener.

Onder Gebruiker wordt verstaan: iedere persoon die namens of via de Klant toegang krijgt tot Fenlio, waaronder medewerkers van de Klant, klanten van het boekhoudkantoor en medewerkers van die klanten.

Onder Dienst wordt verstaan: de webapplicatie Fenlio en alle bijbehorende functionaliteiten, waaronder vraagpostbeheer, klantreacties, bijlagen, herinneringen, AI-documentcontrole en koppelingen met boekhoudsoftware.

Onder Vraagpost wordt verstaan: een openstaande vraag, actie, documentverzoek of administratieve taak die via Fenlio wordt beheerd.

Onder Bijlage wordt verstaan: ieder bestand dat via Fenlio wordt geüpload, ontvangen, opgeslagen of verwerkt.

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, abonnementen, overeenkomsten en diensten van Fenlio.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig als deze schriftelijk of elektronisch door Fenlio zijn bevestigd.

De toepasselijkheid van eventuele inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij Fenlio deze schriftelijk heeft aanvaard.

Als één of meer bepalingen uit deze voorwaarden ongeldig blijken te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Fenlio en de Klant zullen dan samen een vervangende bepaling vaststellen die zoveel mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.

De overeenkomst, deze algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst kunnen elektronisch tot stand komen.

De persoon die namens de Klant akkoord geeft, verklaart bevoegd te zijn om de Klant te vertegenwoordigen en de overeenkomst namens de Klant aan te gaan.

Fenlio legt voor bewijsvoering onder meer vast welke documentversies zijn geaccepteerd, het tijdstip van acceptatie, het kantoor waarvoor is geaccepteerd en de ingelogde gebruiker die de acceptatie heeft uitgevoerd.

De actuele documenten zijn vóór en na acceptatie via de website en de applicatie beschikbaar en kunnen door de Klant worden opgeslagen of afgedrukt.

Fenlio is uitsluitend bedoeld voor zakelijke klanten.

De Klant verklaart dat hij handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Fenlio sluit geen abonnementen af met consumenten of particuliere eindgebruikers.

Klanten van boekhoudkantoren kunnen als eindgebruiker toegang krijgen tot Fenlio, maar zij sluiten geen zelfstandige overeenkomst met Fenlio, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Omdat Fenlio uitsluitend aan zakelijke klanten levert, zijn consumentenregels zoals het wettelijke consumentenherroepingsrecht in beginsel niet van toepassing.

Fenlio biedt software waarmee de Klant onder meer vraagposten kan verzamelen en beheren, klantreacties kan centraliseren, bijlagen kan ontvangen en opslaan, statussen per vraagpost kan volgen, herinneringen kan sturen, AI-documentcontrole kan gebruiken en koppelingen met boekhoudsoftware kan gebruiken.

Fenlio is een ondersteunend platform voor workflow, communicatie en documentbeheer. Fenlio voert zelf geen boekhouding uit, geeft geen fiscaal advies, geeft geen juridisch advies en neemt geen inhoudelijke verantwoordelijkheid over van de Klant.

De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en beoordeling van administratieve gegevens, klantinformatie, documenten, fiscale posities, deadlines en boekhoudkundige keuzes.

Iedereen kan een kantooraccount aanmaken, tenzij Fenlio besluit een registratie te weigeren of aanvullende verificatie te vragen.

Binnen Fenlio kunnen verschillende rollen worden gebruikt, waaronder owner, employee, client en client_employee.

De Klant is verantwoordelijk voor het correct toewijzen en beheren van rollen, rechten en toegangen binnen het account.

De Klant zorgt ervoor dat gebruikers zorgvuldig omgaan met inloggegevens en toegangsmiddelen. Inloggegevens mogen niet worden gedeeld met onbevoegde personen.

De Klant is verantwoordelijk voor alle handelingen die plaatsvinden via accounts van zijn gebruikers, tenzij sprake is van aantoonbaar misbruik dat niet aan de Klant kan worden toegerekend.

Fenlio mag accounts tijdelijk beperken, blokkeren of verwijderen bij misbruik, beveiligingsrisico’s, overtreding van deze voorwaarden, onrechtmatig gebruik of betalingsachterstand.

Fenlio kan een gratis proefperiode aanbieden van 14 dagen.

Voor het starten van de proefperiode kan Fenlio vragen om betaalgegevens. Na afloop van de proefperiode kan het gekozen abonnement automatisch worden omgezet naar een betaald abonnement, tenzij de Klant tijdig opzegt.

Tijdens de proefperiode kan de Klant de Dienst testen. Fenlio mag de proefperiode weigeren, beperken of beëindigen bij misbruik, fraude of oneigenlijk gebruik.

Betaling vindt plaats via de betaalmethoden die Fenlio aanbiedt, waaronder SEPA, iDEAL, creditcard, Apple Pay en Google Pay.

Betalingen worden verwerkt via een externe betaalprovider, zoals Stripe.

De Klant zorgt ervoor dat betaalgegevens juist en actueel zijn en dat betalingen tijdig kunnen worden geïncasseerd.

Als een betaling mislukt, mag Fenlio opnieuw proberen te incasseren. Bij aanhoudende betalingsachterstand mag Fenlio de toegang tot betaalde functionaliteiten beperken, synchronisaties pauzeren of het account blokkeren.

Betalingsverplichtingen blijven bestaan, ook als de toegang tijdelijk is beperkt wegens betalingsachterstand.

Fenlio mag haar prijzen maximaal één keer per kalenderjaar wijzigen.

Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf per e-mail, in de applicatie of via de website aangekondigd.

Als de Klant niet akkoord wil gaan met een prijswijziging, kan de Klant het abonnement beëindigen voordat de prijswijziging ingaat.

Prijswijzigingen als gevolg van btw-wijzigingen, wettelijke verplichtingen of wijzigingen door externe leveranciers kunnen eerder of direct worden doorgevoerd als dat redelijkerwijs noodzakelijk is.

De Klant kan het abonnement maandelijks opzeggen.

Na opzegging loopt het abonnement door tot het einde van de lopende betaalperiode. Er vindt geen restitutie plaats voor de resterende periode, tenzij wettelijk verplicht of schriftelijk anders overeengekomen.

Na afloop van het abonnement blijven het account en de bestaande gegevens in beginsel toegankelijk, tenzij de Klant het account definitief verwijdert of Fenlio de toegang op grond van deze voorwaarden beperkt.

Actieve synchronisaties en betaalde koppelingen stoppen na beëindiging van het abonnement.

De Klant kan het abonnement later opnieuw activeren, zolang het account en de gegevens nog beschikbaar zijn.

De Klant kan verzoeken om het account en de bijbehorende dienstgegevens definitief te verwijderen.

Na opzegging kan Fenlio de toegang tot betaalde functionaliteiten beperken. De Klant kan, voor zover technisch beschikbaar, gegevens exporteren of om teruggave of verwijdering vragen.

Bij definitieve verwijdering worden administraties, vraagposten, bijlagen en andere dienstgegevens verwijderd, tenzij de Klant om teruggave heeft gevraagd of bewaring op grond van toepasselijke wetgeving verplicht is.

Administratieve gegevens die Fenlio voor eigen wettelijke verplichtingen nodig heeft, zoals facturen, betaalgegevens en bewijs van contractuele acceptatie, kunnen afzonderlijk langer worden bewaard. Deze gegevens worden niet gebruikt om de beëindigde Dienst voort te zetten.

Verzoeken tot export, teruggave of verwijdering kunnen worden gedaan via de beschikbare accountfunctionaliteit of via info@fenlio.nl.

Fenlio bewaart vraagposten en bijlagen in beginsel zolang het account bestaat, tenzij de Klant gegevens verwijdert of een verwijderverzoek indient.

Fenlio synchroniseert vraagposten tot maximaal 18 maanden terug, tenzij anders aangegeven.

Vraagposten en bijlagen die ouder zijn dan 18 maanden kunnen zichtbaar en beschikbaar blijven, maar worden mogelijk niet langer actief bijgewerkt via synchronisaties.

Fenlio behoudt zich het recht voor om in de toekomst bewaartermijnen te wijzigen, bijvoorbeeld om technische, juridische, beveiligings- of kostenredenen. Belangrijke wijzigingen worden vooraf aangekondigd.

Binnen bepaalde pakketten, zoals Professional en Scale, kan Fenlio AI-documentcontrole aanbieden.

Met AI-documentcontrole kunnen documenten of bijlagen automatisch worden geanalyseerd. De resultaten worden weergegeven in de interface van Fenlio en kunnen worden opgeslagen in Firestore.

Voor AI-documentcontrole kunnen documenten en gegevens worden verwerkt door externe AI-diensten, waaronder OpenAI.

AI-resultaten zijn uitsluitend bedoeld als ondersteuning. De resultaten kunnen onvolledig, onjuist of misleidend zijn. De Klant en diens gebruikers moeten AI-resultaten altijd zelf controleren voordat zij daarop vertrouwen of daar conclusies aan verbinden.

Fenlio garandeert niet dat AI-documentcontrole fouten voorkomt, documenten volledig begrijpt of boekhoudkundige, fiscale of juridische juistheid vaststelt.

Fenlio kan koppelingen aanbieden met externe boekhoudsoftware en andere diensten.

Op dit moment ondersteunt Fenlio onder meer koppelingen met Moneybird en e-Boekhouden. Koppelingen met onder meer SnelStart staan op de roadmap.

Fenlio is niet verantwoordelijk voor storingen, wijzigingen, beperkingen, prijswijzigingen of beëindiging van diensten van externe partijen, waaronder boekhoudsoftware, Stripe, Firebase, Google Cloud, OpenAI, AWS SES, e-mailproviders of andere derde partijen.

De Klant is verantwoordelijk voor juiste toegangsrechten, API-koppelingen, autorisaties en instellingen bij externe systemen.

Fenlio mag koppelingen tijdelijk beperken, wijzigen of verwijderen als dat nodig is voor beveiliging, onderhoud, technische wijzigingen of wijzigingen bij externe partijen.

Fenlio spant zich in om de Dienst goed en veilig beschikbaar te houden.

Fenlio geeft geen harde uptimegarantie, tenzij schriftelijk een aparte SLA is overeengekomen.

De Dienst kan tijdelijk niet of beperkt beschikbaar zijn door onderhoud, updates, storingen, beveiligingsmaatregelen, overmacht of problemen bij externe leveranciers.

Fenlio probeert gepland onderhoud waar mogelijk vooraf aan te kondigen, maar is daartoe niet altijd verplicht.

Fenlio mag wijzigingen aanbrengen in de Dienst om functionaliteit, veiligheid, prestaties of gebruikservaring te verbeteren.

Support wordt geleverd via info@fenlio.nl, tenzij Fenlio andere supportkanalen aanbiedt.

Fenlio probeert supportverzoeken binnen een redelijke termijn te behandelen.

Fenlio garandeert geen specifieke reactietijd, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Fenlio mag support weigeren of beperken bij misbruik, onredelijke verzoeken, betalingsachterstand of gebruik in strijd met deze voorwaarden.

De Klant en gebruikers mogen Fenlio alleen gebruiken voor rechtmatige zakelijke doeleinden.

Het is niet toegestaan om Fenlio te gebruiken voor onrechtmatige activiteiten, het uploaden of verspreiden van schadelijke software, inbreuk op rechten van derden, misbruik, hacking, scraping, verstoring van de Dienst, het omzeilen van beveiliging of toegangsrechten, het verwerken van gegevens waarvoor de Klant geen rechtmatige grondslag heeft of het delen van toegang met onbevoegde personen.

Fenlio mag maatregelen nemen als sprake is van verboden gebruik, waaronder blokkering, beperking, verwijdering van gegevens of beëindiging van de overeenkomst.

De Klant blijft eigenaar van de eigen data, documenten, klantgegevens, vraagposten, notities en bijlagen.

De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van alle gegevens die in Fenlio worden ingevoerd, geïmporteerd, geüpload of verwerkt.

De Klant garandeert dat hij gerechtigd is om persoonsgegevens, documenten, financiële gegevens en andere informatie via Fenlio te verwerken.

Fenlio is niet verantwoordelijk voor fouten die ontstaan door onjuiste, onvolledige of te late invoer door de Klant, gebruikers, klanten van de Klant of externe systemen.

Fenlio verwerkt persoonsgegevens in het kader van de Dienst.

Daarbij kan Fenlio onder meer namen, e-mailadressen, klantnummers, administratienamen, documenten, bijlagen, financiële gegevens, notities, gebruikersrollen, logging en technische gegevens verwerken.

Voor zover Fenlio persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, treedt Fenlio op als verwerker en de Klant als verwerkingsverantwoordelijke.

De afspraken over deze verwerking worden vastgelegd in een aparte verwerkersovereenkomst.

De Klant is verantwoordelijk voor het informeren van eigen klanten en gebruikers over het gebruik van Fenlio en de verwerking van persoonsgegevens.

Fenlio gebruikt externe leveranciers en subverwerkers voor het leveren van de Dienst.

Daaronder kunnen onder meer vallen: Firebase en Google Cloud voor hosting, database, opslag en authenticatie, OpenAI voor AI-documentcontrole, Stripe voor betalingen, AWS SES voor e-mailverzending, Expo voor mobiele pushnotificaties en Google Analytics en Google Ads voor analyse en conversiemeting nadat daarvoor toestemming is gegeven.

Fenlio streeft ernaar data zoveel mogelijk binnen de regio europe-west1 te verwerken waar dit technisch en contractueel mogelijk is.

Voor sommige externe diensten kan verwerking buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. In dat geval neemt Fenlio passende maatregelen waar dat wettelijk vereist is.

Een actueel overzicht van subverwerkers kan worden opgenomen in de privacyverklaring of verwerkersovereenkomst.

Alle rechten op Fenlio, waaronder software, broncode, ontwerp, interface, teksten, documentatie, handelsnaam, logo’s, databankstructuren en andere materialen, blijven eigendom van Fenlio of haar licentiegevers.

De Klant krijgt uitsluitend een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

De Klant mag Fenlio niet kopiëren, wijzigen, reverse-engineeren, doorverkopen, verhuren, sublicentiëren of gebruiken om een concurrerende dienst te ontwikkelen.

Feedback, suggesties of ideeën die de Klant aan Fenlio verstrekt, mogen door Fenlio worden gebruikt om de Dienst te verbeteren, mits daarbij geen vertrouwelijke informatie van de Klant openbaar wordt gemaakt.

Fenlio en de Klant behandelen vertrouwelijke informatie van elkaar vertrouwelijk.

Onder vertrouwelijke informatie valt in ieder geval informatie waarvan duidelijk is dat deze vertrouwelijk is of waarvan redelijkerwijs moet worden begrepen dat deze vertrouwelijk is.

Fenlio mag vertrouwelijke informatie delen met medewerkers, leveranciers en subverwerkers voor zover dat nodig is voor het leveren van de Dienst.

Deze verplichting geldt niet voor informatie die openbaar is, rechtmatig van een derde is verkregen, zelfstandig is ontwikkeld of op grond van wetgeving of een rechterlijke uitspraak moet worden verstrekt.

Fenlio neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de Dienst en gegevens te beveiligen.

De Klant begrijpt dat geen enkel digitaal systeem volledig veilig is. Fenlio kan daarom niet garanderen dat onbevoegde toegang, dataverlies of beveiligingsincidenten nooit zullen plaatsvinden.

De Klant is verantwoordelijk voor veilig gebruik van accounts, sterke wachtwoorden, correcte rollen en toegangsrechten, en het tijdig verwijderen van gebruikers die geen toegang meer mogen hebben.

De Klant meldt vermoedens van misbruik, datalekken of onbevoegde toegang zo snel mogelijk via info@fenlio.nl.

Fenlio is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Fenlio.

De aansprakelijkheid van Fenlio is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de zes maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Fenlio heeft betaald, met een maximum van €2.500 per gebeurtenis of reeks samenhangende gebeurtenissen.

Fenlio is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, winstderving, omzetverlies, gemiste besparingen, verlies van klanten, reputatieschade, bedrijfsstagnatie, verlies van data, gemiste deadlines of schade door fiscale of boekhoudkundige beslissingen.

Fenlio is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onjuiste of onvolledige gegevens van de Klant of gebruikers, foutieve beoordeling van vraagposten, documenten of bijlagen door de Klant, gebruik van AI-resultaten zonder menselijke controle, storingen of wijzigingen bij externe leveranciers, fouten in gekoppelde boekhoudsoftware, verkeerd ingestelde koppelingen of autorisaties, betalingsachterstand, blokkering wegens misbruik, onbevoegd gebruik van accounts of overmacht.

De beperkingen in dit artikel gelden niet voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Fenlio.

Fenlio is niet verplicht om verplichtingen na te komen als dit wordt verhinderd door overmacht.

Onder overmacht valt onder meer: storingen bij internetproviders, hostingpartijen, cloudproviders, betalingsproviders, boekhoudsoftware, e-maildiensten, AI-diensten, stroomstoringen, cyberaanvallen, DDoS-aanvallen, overheidsmaatregelen, oorlog, pandemieën, brand, natuurrampen en andere omstandigheden buiten de redelijke controle van Fenlio.

Als overmacht langer dan 60 dagen duurt, mogen Fenlio en de Klant de overeenkomst beëindigen voor het deel dat niet meer kan worden uitgevoerd.

Fenlio mag de Dienst doorlopend verbeteren, uitbreiden, beperken of wijzigen.

Fenlio mag functionaliteiten aanpassen of verwijderen als dit nodig is voor veiligheid, onderhoud, technische werking, wetgeving, productontwikkeling of wijzigingen bij externe leveranciers.

Als een wijziging een wezenlijke beperking oplevert voor de Klant, zal Fenlio dit waar mogelijk vooraf melden.

Fenlio mag deze algemene voorwaarden wijzigen.

Belangrijke wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd per e-mail, in de applicatie of via de website.

Kleine wijzigingen, verduidelijkingen, tekstuele verbeteringen of wijzigingen die nodig zijn vanwege wetgeving, beveiliging of technische redenen kunnen direct ingaan.

Als de Klant niet akkoord gaat met een belangrijke wijziging, kan de Klant het abonnement beëindigen vóór de datum waarop de wijziging ingaat.

Als een wijziging de contractuele positie van de Klant of de verwerking van persoonsgegevens wezenlijk verandert, kan Fenlio vragen om de nieuwe versie opnieuw expliciet te accepteren voordat de Dienst verder wordt gebruikt.

Klachten over Fenlio kunnen worden gestuurd naar info@fenlio.nl.

De Klant omschrijft de klacht zo volledig mogelijk, zodat Fenlio deze goed kan beoordelen.

Fenlio probeert klachten binnen een redelijke termijn te behandelen.

Partijen zullen proberen klachten en geschillen eerst onderling op te lossen voordat een geschil aan de rechter wordt voorgelegd.

Fenlio mag de overeenkomst beëindigen of toegang beperken als de Klant deze voorwaarden schendt, sprake is van betalingsachterstand, sprake is van misbruik of onrechtmatig gebruik, de Klant failliet gaat of surseance van betaling aanvraagt, de Dienst wordt gebruikt op een manier die schade kan veroorzaken aan Fenlio, andere klanten of derden, of Fenlio redelijkerwijs niet langer kan worden verplicht de Dienst te leveren.

Bij beëindiging wegens ernstige overtreding of misbruik bestaat geen recht op restitutie.

Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten met Fenlio is Nederlands recht van toepassing.

Partijen proberen geschillen eerst onderling op te lossen.

Als dat niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter volgens de wettelijke regels.